La producción de eventos es una tarea compleja que requiere planificación, coordinación y atención a los detalles. Sin embargo, es común que se presenten errores recurrentes que pueden afectar el desarrollo y éxito de un evento al igual que la experiencia de los asistentes y la reputación de los organizadores.
Organizar un evento exitoso requiere una planificación meticulosa, coordinación eficiente y una ejecución impecable. Sin embargo, incluso los profesionales más experimentados pueden cometer errores que afectan la calidad del evento y la satisfacción de los asistentes. Identificar y prevenir estos errores es clave para garantizar el éxito de cualquier celebración, conferencia o actividad corporativa.
De acuerdo con Mauricio García, Head de producción en Be Group Agency, estos son los 5 errores más comunes en la producción de eventos.
Fallas en el espacio
Asumir que el espacio del evento es adecuado sin realizar mediciones previas antes es uno de los errores más frecuentes. Para evitar problemas como displays que no encajan o que se ven demasiado pequeños, es fundamental realizar scoutings o visitas de inspección junto con el equipo creativo y los proveedores. Estas visitas permitirán evaluar dimensiones, accesos, iluminación y otros factores clave para una producción exitosa.
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Verificación de energía eléctrica
Asumir que la energía eléctrica del venue es suficiente, muchos eventos requieren una gran cantidad de equipo técnico como luces, pantallas, sonido y efectos especiales, lo que demanda una carga eléctrica considerable. Un error común es confiar en la instalación eléctrica del venue sin verificar su capacidad. Para prevenir fallos en el suministro, se recomienda revisar la carga eléctrica del espacio y contar con una planta de luz que tenga suficiente capacidad para soportar la producción.
Deficiencias en la gestión del tiempo
No considerar suficiente tiempo para el montaje, la falta de planificación en los tiempos de montaje puede generar estrés y errores de último minuto. Para garantizar un montaje adecuado, es fundamental prever días adicionales antes del evento, permitiendo realizar pruebas técnicas, ajustes y ensayos con el cliente. Tener tiempo suficiente también reduce la posibilidad de errores que puedan comprometer la ejecución del evento
Minute by minute
No contar con un “Minute by Minute” y la falta de un cronograma detallado puede generar desorganización y afectar el flujo del evento. Un “minute by minute” (mxm) es una agenda detallada que indica horarios exactos de montaje, producción y desarrollo del evento. Este documento es clave para que todos los involucrados sepan cuándo deben realizar cada tarea, asegurando que todo se lleve a cabo en tiempo y forma.
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Plan de emergencia
No tener un plan de contingencia en la producción de eventos es uno de los errores más comunes, es esencial prepararse para cualquier imprevisto. Fallas técnicas, cambios climáticos, ausencias del personal o retrasos en la entrega de materiales son situaciones que pueden surgir en cualquier momento. Contar con un plan de contingencia que incluya soluciones alternativas, equipo de respaldo y proveedores de emergencia puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y uno lleno de complicaciones.
Evitar estos errores comunes en la producción de eventos requiere planificación, previsión y una ejecución eficiente. Al enfocarse en una organización integral y centrada en el público, se puede garantizar una experiencia satisfactoria y un evento exitoso.
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